Ajahaldus või ajajuhtimine on muutumas üha populaarsemaks. See teadmiste ala võimaldab teil tööpäeva optimeerida, muuta see sündmusterohkemaks ja produktiivsemaks. Kasutades ajajuhtimise põhiprintsiipe, saate paar tundi vabastada sellest, mis on ettevõtte jaoks tegelikult oluline: suhtlemine perega, puhkus ja reisimine.
Peate mõistma, et aega kui sellist ei saa juhtida, inimene kontrollib ennast, planeerib päeva õigesti ja optimeerib oma tegevust. Seetõttu on ajajuhtimine ennekõike oma distsipliini ja motivatsiooni juhtimise kunst.
Kõik ülesanded
Esiteks peate määratlema kõik ülesanded, millega peate tegelema. Pole tähtis, kas selleks kulub viis minutit või paar päeva. On vaja täpselt kindlaks määrata töö ulatus. See on peamine ülesanne, millest lähtuvad peaaegu kõik tänapäevased ajajuhtimise kontseptsioonid.
Võtke paber või arvuti ja kirjutage üles kõik asjad, mis pähe tulevad. Seejärel tuleb ülesanded liigitada kolme kategooriasse: kiire, keskmine ja pikk. Kiired ülesanded hõlmavad kõiki ülesandeid, mida saab täita 20–60 minutiga, keskmiselt - nädalaga, pikki - kuu või rohkem.
Loetlege keskmised ja pikad ülesanded alapunktidesse. Mida üksikasjalikum lagundamine toimub, seda rohkem võimalusi saate eesmärgiga edukalt hakkama.
Prioriteedid
Ajakorralduse üks olulisemaid probleeme on hästi prioriseerimine. Tõenäoliselt ei saa te absoluutselt kõike, nii et peaksite valima tõeliselt olulised ülesanded ja keskenduma nende täitmisele. Loe kõik eesmärgid tähtsuse kahanevas järjekorras.
Seejärel pange nimekiri kõrvale ja naaske selle poole tunni pärast. Vaadake oma prioriteedid hoolikalt läbi, võib-olla midagi muutub. Valige üks põhieesmärk, millele peaksite kõige rohkem tähelepanu pöörama, ja 6–8 täiendavat, mis on ka teie jaoks väga olulised.
Planeerimine
Tavaliselt toimub planeerimine nädal ette, kuid saate ise valida perioodiseerimise (näiteks päevaks, kolmeks päevaks või kuuks). Kõigepealt kirjutage ülesandeloendist üles kõik "rasked asjad". See tähendab, sellised asjad, mis tuleb lõpule viia rangelt määratletud ajal. Näiteks minge kolmapäeval toimuvale koosolekule kell 17.
Seejärel kirjutage ülesanded, mis peate lihtsalt konkreetsel päeval täitma. See võib hõlmata koolitust, tundideks ettevalmistamist ja aruandlust. Nende jaoks peate määrama ka täitmise aja, lihtsalt mitte range, vaid ligikaudne. Näiteks minge kolmapäeval kella 20–22 spordisaali.
Viimane punkt on ülesanded, mis ei vaja ranget sidumist. Mõnikord nimetatakse neid "kontekstuaalseks", see tähendab asjadeks, mida tehakse sõltuvalt asukohast. See võib hõlmata liikluses raamatute lugemist või poest toidukaupade ostmist.
Aja tapjad
Kui teil tõesti pole piisavalt aega, siis kindlasti teete sageli tarbetuid asju ja ei märka seda. Näiteks räägite aruande koostamise asemel telefoniga. Selliste tapjate tuvastamiseks võite kasutada järgmist meetodit.
Võtke paber, purustage see 15-minutilisteks intervallideks ja kirjutage pidevalt üles, mida te igal ajaperioodil tegite. Näiteks jõin kell 14.00–14.15 kolleegiga teed. Nii saate tuvastada ja kõrvaldada peamised ajamõrvarid ning määrata, kui palju aega te tegelikult töötasite.
